智能档案密集架要完成智能控制档案的存储工作，其核心是安装一套PDA软件控制系统。它能够直接控制任何一列密集架的打开、关闭等各种操作。

在智能档案密集架中装设PDA设备，就相当于在档案中放置了一个北斗卫星。此设备的位置操作功能解决了资料上架和位置调整的问题，当资料贴上条形码放到架子上后，只需用PDA设备直接扫描资料的条形码，数据库就会自动接收并录入资料所放的位置信息。

当需要提取档案时，可运用智能档案密集架的档案查询功能，无需在电脑中查找需提取的资料，只要直接在PDA设备中搜索，或直接扫描资料的条形码，找到资料后并可直接打开与资料存放位置相对应的密集架。

当归还资料时，也无需在电脑中进行操作，只需用此设备直接扫描需归还的资料条形码，与资料原先存放位置相对应的档案密集架就会自动打开，并会提示资料该放在哪个位置，实现有序管理。

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