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关键字: 移动密集架

为何档案密集架中要储存设备档案

作者: 编辑: 来源: 发布日期: 2021.03.19
信息摘要:
为何档案密集架中要储存设备档案

设备档案指在设备进行规划、选型、购置(或设计、制造)、安装、调试、使用维护和技术改造等过程中形成的具有保存价值的图样、表格、文字、电子文件、声像等各种载体的档案文件材料。设备档案在企业建设的固定资产投资项目和生产经营中有着重要作用,设备档案一般使用档案密集架 进行储存和管理。 

设备档案

(一)设备档案是固定资产投资项目档案的重要组成部分,直接关系到固定资产投资项目的竣工验收。设备是单位科研生产项目顺利进行的重要研究保障条件,在固定资产投资项目中对设备仪器投入占很大比重,设备仪器档案就成为固定投资项目档案验收的重要组成部分,所以一般档案室密集架中都会储存设备档案资料以便后期的管理和利用。

设备档案形成于设备仪器采购、开箱、安装调试、验收等多个阶段,在各阶段各职能部门未能完整、系统地收集各类档案资料,导致移交到档案室的档案资料缺项比较多,比如开箱资料少于合同约定的资料,设备仪器缺少安装调试记录、验收报告等,所以在采购的初期、中期和后期都要收集相关的档案储存进档案密集架中,并分类管理。 

(二)档案资料质量不高。部分设备报价单是以电子邮件或者传真方式往来,报价单无供应商的盖章,不符合档案归档的要求;签订的合同签字、盖章不齐全,日期不填写,不具备法律效应;有些归档的资料是净化纸或热敏纸等不耐久的载体,有些书写使用圆珠笔,都不利于档案的长期保存;部分归档的档案资料不是原件,以复印件代替等,所以可以以电子存档模式进行储存,收集进档案密集架中。 

(三)档案资料归档不及时。 

有关职能部门在设备仪器单台(套)验收后不能及时收集、整理、归档,档案资料长期散落在相关采购人员手上,影响整个项目档案归档的进程,影响设备仪器档案的查找利用;同时容易造成档案资料的丢失,影响设备仪器档案的齐套性。

企业单位建设档案室,安装档案密集架,可以很好的收集储存和管理设备档案,企业的设备也是重要资产的组成部分,档案密集架中储存的设备档案在后期可以帮助企业更好的发展或者资产评估。 


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