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工程档案管理为何要用到密集柜

作者: 编辑: 来源: 发布日期: 2021.04.06
信息摘要:
工程档案管理为何要用到密集柜

随着工程建设事业的迅速发展,形成了大量的工程档案,而大量的工程档案的储存就需要用到密集柜了。由于工程建设时间长、项目多等特点,档案资料经常发生丢失的情况,导致档案资料残缺不全。同时由于档案管理人员的专业能力和综合素质欠缺,造成很多资料出现不规范的现象。这给档案管理工作带来了很多的问题。因此,加强工程档案管理工作势在必行,而首要的工作就是采购安装档案储存设备密集柜。

工程档案

首先,档案资料形成的周期较长。工程的施工量大,建造的时间较长,而且施工中会遇到各种问题对工期造成一定的影响。而工程涉及的档案资料贯穿于整个施工工程中,包括施工前期的组织设计方案、开工报告等文件,施工期间的变更文件、各单位往来文件、工程评定文件、检测汇总和统计表、施工记录等文件,以及竣工阶段的审计文件、决算文件、竣工图等,所以需要储存量大,并且节省空间的专业设备,而密集柜则是最好的选择。

其次,工程档案数量多。施工单位对于每一个工程都有详细的资料记载。方便工作人员进行档案的管理和调阅借鉴。随着经济的发展,建设工程也越来越多,这也使得相关的档案资料的数量也越来越庞大,为档案管理工作带来了很大的压力,需要管理调阅方便的密集柜帮助档案工作。

第三,档案管理涉及的部门和单位众多。工程档案管理工作涉及原材料供应商、建设单位、监理单位等。其中建设单位有时还分为总承包单位和分包单位。工程建设涉及的合作单位众多,在施工过程中需要多部门进行沟通协调。产生的往来文件等也就相对较多,考虑到档案的储存数量,小型的储存设备是不行的,所以密集柜是最佳选择。 

在工程建设的过程中,整个工程需要耗费大量的人力、物力、财力以及时间,这些都会以文件资料的形式体现在档案资料中,因此会产生大量的文件资料。为后期的档案收集整理工作带来很大的困扰。因此,档案管理人员要建筑项目建设和档案管理工作同步进行,建立健全的管理体系进行档案管理。将档案管理工作在施工的全过程中展开。档案管理人员要保证资料收集的及时性和完整性,使用专业装具密集柜进行储存。避免人员岗位变更、调动发生档案缺失的情况。并对施工过程中变化的数据及时进行更新,确保数据的真实准确性。 

档案管理人员要提高内部的管理水平,建立数字化的档案管理信息库,并配有专业设备密集柜。使工程档案管理工作能够适应时代的发展需求。同时也可以实现资源共享,为建设企业施工管理提供参考数据。相关的档案管理人员要及时对密集柜中的数据进行补充和更新,对数据进行审核,减少重复录入的情况,确保档案资料管理工作的及时性和有效性。另外,在信息录入的过程中要对内容和数据进行仔细检查,确保没有遗漏和错误。对于施工中的各项基本情况要进行完整的记录,确保档案管理信息库的实用性和完整性。最后,要加强档案管理的安全防护工作。所以使用密集柜会让工程档案工作更加安全高效,同时还能为工程节省更多的用地成本。


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